見積書と発注書の連携で、作成時間が「半分」に
AI×オールインワンの強み
有限会社豊建装
6-10名
外壁塗装
1. 導入前の課題：属人化するExcel管理と、見積書と発注書の非効率な二重作業
①社内の「まとまりのなさ」が成長の足かせに
原戸様
「コンクルーCloudを導入する以前、当社では担当者ごとに異なるExcelや見積もりソフトが使われており、社内で使用するフォーマットが統一されていませんでした。これでは、お客様への見栄えが属人的になるだけでなく、新しく入った社員がどのファイルを使えば良いか混乱する原因にもなっていました。また、過去のデータを参考にしようにも、形式がバラバラで探し出すのに一苦労するという、非効率な状態が常態化していました。」
原戸様
「特に深刻だったのが、見積書と発注書のデータが全くリンクしていなかったことです。見積書の内容を、また一から発注書用のExcelに手で打ち直すという二度手間が発生しており、金額を転記する際に桁を一つ間違えるだけで大きな損失に繋がりかねない、常にヒヤヒヤするような状況でした。担当者自身も『この金額で合っているよな』と何度も見返す必要があり、その確認作業が本来集中すべき業務の時間を奪っていましたね。まさに、その事務作業にかかる膨大な時間と、ミスへの不安という精神的な負担が、一番の課題でした。」
2. 導入後の効果：「一元管理」・「AI-OCR」・「情報共有」が会社を変える
①一番変わったのは、見積書と発注書がシステム内で完全に繋がったことです。
原戸様
「以前はExcelで別々に作っていたので、金額の転記ミスがないか何度も確認していましたが、今はその心配が一切なくなりました。ボタンを押すだけで正確な発注書が作れるので、事務作業のストレスから解放されました。」
② AI-OCR機能で見積作成時間は半分に。圧倒的な時短を実現。
導入後、特に効果を実感しているのがAI-OCR機能による見積作成の効率化です。
原戸様
「協力業者さんから貰った見積書を、AIを使って自社の見積もりにそのまま転記できる。これは本当に便利で、今までかかっていた作業時間が半分くらいになりました。慣れればもっと早くなると思います。圧倒的な時短ですね。」
③ ペーパーレス化と、協力業者とのスムーズな情報共有
これまで紙で出力して渡していた図面などの資料も、システム上で共有できるようになり、ペーパーレス化にも繋がっています。
原戸様
「今までは職人さんたちに紙で資料を渡していましたが、今はコンクルーに直接見に来てもらう形に切り替えました。お客様情報や図面などを入れておけば、招待した協力業者さんもすぐに見れるので、非常にスムーズです。」
④「単純明快で分かりやすい」シンプルな操作性
コンクルーの印象について伺うと、「単純明快で分かりやすい」という答えが返ってきました。
原戸様
「他の複雑なシステムと比べて、コンクルーさんは非常にシンプルです。サポート体制についても、担当の白澤さんが直接電話で対応してくれて、その場で解決してくれるので、すごくありがたいですね。」
3.「オールインワン」の重要性
最後に、数あるシステムの中から、なぜコンクルーCloudを選んでいただけたのか、その決め手について伺いました。
原戸様
「他のシステムも試験的に使ってみましたが、機能が複雑だったり、『見積もりはできるけど、発注はできない』といったように、どこか機能が足りないものが多かったんです。その点、コンクルーさんは私たちの課題であった見積もりと発注の連携がしっかりとでき、かつオールインワンで他の機能も揃っていたのが決め手です。コスト面でのパフォーマンスが他社に比べて良かったのも大きなポイントでした。」